Back

Privacyverklaring voor leveranciers en freelancers

Zhen bv verwerkt en bewaart in het kader van de relatie met haar leveranciers en freelancers persoonsgegevens. Daarbij wordt voorzichtig omgesprongen met de gegevens en wordt het toepasselijke recht gerespecteerd.

Dit brengt met zich mee dat Zhen bv:

De persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn omschreven in de Privacyverklaring.
De verwerkingen van de persoonsgegevens beperkt tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

Vraagt om uitdrukkelijke toestemming als ze deze nodig heeft voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
Passende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen zodat de beveiliging van de persoonsgegevens gewaarborgd is;
Geen persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
Op de hoogte is van de rechten van de eigenaar van de persoonsgegevens over de persoonsgegevens en je hierop wil wijzen en deze respecteren.

Zhen bv is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Voor vragen over deze privacyverklaring, kan je contact opnemen met Zhen bv.

Opgelet: indien je geen leverancier of freelancer van Zhen bv bent, is deze verklaring misschien niet van toepassing op jou. Je kan onze andere privacyverklaringen terugvinden op deze pagina.

Wie zijn wij?

Wij zijn Zhen bv.

Onze hoofdzetel is gevestigd in de Halleboomstraat 1 te 3020 Herent.
We zijn ingeschreven in de kruispuntbank onder het nummer 0823587804.

Je kan ons steeds contacteren via e-mail op info@rainpharma.be of telefonisch op het nummer

+32 (0)16 22 43 30.

Welke persoonsgegevens verzamelen we over jou?

We verwerken mogelijks de volgende gegevens van jou:

Identificatiegegevens – naam, titel, adres, vroegere adressen, telefoonnummer, identificatiegegevens toegekend door verantwoordelijke, elektronische identificatiegegevens.
Beeldopnamen, – foto’s en filmpjes die je ons bezorgt (al dan niet via sociale media) of die worden gemaakt op onze activiteiten.
Beroep en betrekking – wanneer we je persoonsnaam noteren kan het zijn dat deze gekoppeld wordt aan jouw zaak of de zaak waarvoor je werkt. In dat geval hebben we gegevens over jouw beroep die worden bijgehouden.
Geluidsopnamen – in foto’s en filmpjes die je ons bezorgt (al dan niet via sociale media) of die worden genomen op onze activiteiten.
Financiële gegevens – rekeningnummer, openstaande facturen, jaarrekeningen
Gezinssamenstelling – We houden ervan om je persoonlijk te kunnen aanspreken en vinden het belangrijk om ook de mens naast de zaak te leren kennen. We noteren dan ook soms wat meer informatie over je gezin (namen, leeftijden, iets wat hen er speciaal doet uitspringen). Deze gegevens worden enkel gebruikt om jou beter te leren kennen, zodat we je persoonlijk kunnen begroeten.
Vrijetijdsbesteding en interesses – Ook deze gegevens verzamelen we enkel en alleen om je beter te kunnen leren kennen en je daardoor persoonlijk te kunnen begroeten.
Opleiding en vorming – Aangezien we opleidingen aanbieden aan onze winkelpunten weten we natuurlijk welke opleidingen je hebt gevolgd bij ons. Bovendien weten we vaak wat je gestudeerd hebt aan de hand van het type zaak dat je hebt (kinesitherapie, apotheek, …).

Hoe verzamelen we informatie over jou?

We verkrijgen de gegevens op verschillende manieren, namelijk:

Rechtstreeks van jou
Door opzoekingen te doen op sociale media en het internet
Uit het KBO, wanneer je woont op het adres van je zaak of als eenmanszaak bent ingeschreven.
Van de bestuurders van de vennootschap waarvoor je werkt

Waarom worden persoonsgegevens verwerkt?

De persoonsgegevens worden door Zhen bv verwerkt met het oog op het tot stand brengen en het uitvoeren van de overeenkomsten met de leveranciers en freelancers. Het gaat daarbij onder meer om het plaatsen en opvolgen van bestellingen, uitvoering van andere overeenkomsten met leveranciers en freelancers, opvolgen van individuele contacten met leveranciers en freelancers, opvolgen en uitvoeren van wettelijke formaliteiten en boekhoudkundige verplichtingen.

Verwerking gebeurt voornamelijk digitaal, met een zeer beperkte papieren verwerking. De gegevens worden digitaal opgeslagen op de computers en telefoons, online bij clouddiensten, online bij het mailingplatform, online op het orderplatform van Zhen bv, op de sociale media, op het platform van de overheid en fiscus.

Zhen bv verwerkt de verkregen persoonsgegevens alleen voor bovenstaande doeleinden. Mocht Zhen bv van plan zijn persoonsgegevens voor andere doeleinden te verwerken, dan neemt ze vooraf contact met je op om je de kans te bieden bezwaar te maken tegen verdere verwerking. Daarbij deelt Zhen bv de informatie over dat andere doel en verdere relevante informatie.

Rechtsgronden verwerking

De verwerkingen in het kader van de genoemde doeleinden hebben elk minimaal een rechtsgrond. Een toelichting op deze rechtsgronden staat hieronder.

Uitvoering van de overeenkomst

Voor het overgrote deel verwerkt Zhen bv de persoonsgegevens om de koopverkoopovereenkomst met haar leveranciers en/of freelancers te kunnen uitvoeren.

Wettelijke verplichting

Zhen bv verwerkt de persoonsgegevens om te voldoen aan een wettelijke plicht die op Zhen bv rust, bijvoorbeeld inzake boekhoudkundige verplichtingen, btw, etc.

Gerechtvaardigd belang

Soms is de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Zhen bv of van een derde. In dat geval beoordeelt Zhen bv of jouw belangen en grondrechten of fundamentele vrijheden zwaarder wegen dan die gerechtvaardigde belangen. Alleen als dat niet het geval is, verwerkt Zhen bv de persoonsgegevens op grond van de grondslag van de belangenafweging.

Als de verwerking van de persoonsgegevens gebaseerd is op de rechtsgrond belangenafweging, informeert Zhen bv je hierover en vermeldt daarbij de relevante gerechtvaardigde belangen.

Toestemming

Wanneer mogelijk, zal Zhen bv toestemming vragen voor de verwerkingen.

Gevolgen niet verstrekken persoonsgegevens

Zhen bv informeert je vooraf over situaties waarin je verplicht bent om persoonsgegevens te verstrekken. Dit moet bijvoorbeeld als Zhen bv persoonsgegevens moet verwerken op grond van een wettelijke of contractuele verplichting of omdat dit een absolute voorwaarde is om een overeenkomst te sluiten.

In deze gevallen informeert Zhen bv je over de gevolgen van een eventuele weigering om persoonsgegevens te verstrekken. Hierbij geldt in het algemeen dat – indien iemand weigert bepaalde persoonsgegevens beschikbaar te stellen – Zhen bv hieraan consequenties kan verbinden.

Doorgifte persoonsgegevens

Zhen bv kan in sommige gevallen genoodzaakt zijn om jouw persoonsgegevens door te geven aan derde ontvangers. De persoonsgegevens worden in ieder geval enkel op een need-to-know basis overgemaakt aan deze ontvangers die de verwerkingen doorvoeren voor welbepaalde doeleinden. Zhen bv neemt steeds de noodzakelijke veiligheidsmaatregelen in acht bij de doorgifte en ten aanzien van de ontvangers om de vertrouwelijkheid en integriteit van de persoonsgegevens te waarborgen.

De doorgifte naar derde partijen kan diverse vormen aannemen zoals hieronder nader omschreven.

Zhen bv kan een derde partij, een verwerker, verzoeken om enkel voor en enkel in opdracht van de organisatie persoonsgegevens te verwerken. De verwerker mag deze persoonsgegevens niet verwerken voor eigen doeleinden die losstaan van de doeleinden waarvoor Zhen bv beroep doet op de verwerker.
Zhen bv kan er voor opteren om te werken met verwerkers die diensten leveren op vraag van Zhen bv voor onder andere transportfirma’s, verhuurdiensten, juridische en andere professionele adviesverleners, enz.
Zhen bv zal enkel op verwerkers beroep doen en er persoonsgegevens aan verstrekken wanneer verwerkersovereenkomsten met de verwerkers zijn afgesloten die aan de wettelijke vereisten voldoen. De AVG schrijft onder andere voor dat de overeenkomst een clausule dient te bevatten die aangeeft dat de verwerker de persoonsgegevens enkel kan verwerken op instructie van Zhen bv, dat de verwerkerbijstand moet verlenen aan Zhen bv op haar verzoek, dat gegevens vertrouwelijk moeten blijven, Een onderdeel van dezeverwerkersovereenkomst betreft eveneens de veiligheidsmaatregelen die de verwerker moet implementeren vooraleer de persoonsgegevens te verwerken en tijdens de gehele duur van de verwerking moet hebben om de vertrouwelijkheid en integriteit van de data te waarborgen.
Zhen bv zal de nodige maatregelen nemen indien ze vaststelt dat haar verwerkers de verplichtingen uit de overeenkomst niet naleven.
Doorgifte naar derde landen – buiten de Europese Economische ruimte
Het is ook mogelijk dat Zhen bv uw persoonsgegevens doorgeeft aan partijen die zijn gevestigd in derde landen, dit zijn landen buiten de Europese Economische Ruimte (d.i. de Europese Unie, Noorwegen, IJsland en Liechtenstein).
Zo’n doorgifte is mogelijk als het land waar de ontvanger is gevestigd, voldoende wettelijke waarborgen biedt ter bescherming van uw persoonsgegevens en die de Europese Commissie als adequaat heeft beoordeeld. In de andere gevallen, heeft Zhen bv met de ontvanger een modelcontract gesloten zodat een gelijk(w)aardige bescherming is geboden als in Europa.
Voor de gevallen waarin dat niet is gebeurd of niet kan, kan Zhen bv de persoonsgegevens van de betrokkene altijd doorgeven, mits het bekomen van een toestemming van de betrokkene, binnen de grenzen van de relatie die de betrokkene met Zhen bv Om ook in die gevallen doorgifte en dus verwerking mogelijk te maken, zal de organisatie de betrokkene in voorkomend geval dan ook vragen of met deze occasionele doorgifte naar derde landen kan worden ingestemd.
Indien er meer informatie of een kopie is gewenst van de waarborgen bij deze internationale doorgiften van persoonsgegevens, kan steeds de procedure zoals omschreven in deze privacyverklaring worden gevolgd.

Bewaartermijnen

De gegevens worden bewaard zo lang dat nodig is voor het doel waarvoor ze werden verworven en gedurende maximaal zeven jaar nadat dat doel is bereikt, dit alles behoudens andersluidende wettelijke en boekhoudkundige verplichtingen in hoofde van Zhen bv.

Beveiliging van de gegevens

Zhen bv maakt gebruik van algemeen aanvaarde en redelijke technieken die overeenstemmen met de huidige technologische ontwikkelingen inzake de veiligheid ter bescherming tegen verlies, misbruik, wijziging of vernietiging van alle meegedeelde gegevens.

Rechten van de eigenaar van de persoonsgegevens

Je hebt steeds recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die Zhen bv van jou heeft ontvangen.

Onder punt 1 van deze Privacyverklaring staat hoe je contact met Zhen bv kan opnemen. Om misbruik te voorkomen kan Zhen bv daarbij vragen om je adequaat te identificeren.

Tevens kan je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door Zhen bv of door een van haar verwerkers.

Ook heb je van het recht om de verstrekte gegevens door Zhen bv te laten overdragen aan jou of, wanneer je daar opdracht toe geeft, direct aan een andere partij. Zhen bv kan je vragen om je te legitimeren voordat ze gehoor geeft aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan verzoekt Zhen bv om eerst met haar contact op te nemen. Je hebt eveneens het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijziging privacystatement

Zhen bv kan haar privacystatement wijziging. Deze wijziging zal aangekondigd worden via de website en/of het bestelplatform. De laatste wijziging gebeurde op 21/12/2023.

Toepasselijk recht en geschillen

Deze privacyverklaring wordt beheerst door en geïnterpreteerd in overeenstemming met de Belgische wetgeving. De bevoegde rechtbanken voor kennisname van betwistingen over deze privacyverklaring zullen de rechtbanken van Leuven zijn, behoudens andersluidende wettelijke bepalingen.